GDF aprova novo Manual de Comunicação Oficial para documentos eletrônicos

O Governo do Distrito Federal (GDF) aprovou o novo Manual de Comunicação Oficial do DF para documentos eletrônicos. O Decreto nº 44.610/2023 foi assinado pelo governador Ibaneis Rocha e publicado no Diário Oficial do Distrito Federal (DODF) na terça-feira (13). O novo documento prevê uma série de adaptações para garantir a uniformização, objetividade e simplificação na produção de documentos digitais por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Os novos modelos de documentos devem ser reformulados no prazo de dez dias.

O secretário de Planejamento, Orçamento e Administração, Ney Ferraz, destaca a importância do documento para a gestão. “A determinação do governador Ibaneis Rocha é para que todos trabalhem em busca de desenvolvimento, transparência e melhoria das ferramentas de trabalho na administração pública do DF. E esse manual é a concretização de parte desses objetivos, porque uniformiza a comunicação oficial para melhorar inclusive o diálogo entre servidores, órgãos e comunidade.”

As ações relacionadas à comunicação administrativa e à produção de documentos existem desde a década de 1960, quando o GDF ainda era prefeitura. Passadas seis décadas, a máquina administrativa, além de ter crescido sobremaneira, também se modernizou. Foi neste contexto que surgiu a necessidade de atualizar o documento que regulamentava a comunicação oficial — vigente desde 1999.

“Esse manual acompanha a evolução da comunicação oficial do governo, especialmente no que tange à parte de tecnologia, agora que todos os documentos institucionais são inseridos em um sistema digital. É um trabalho extremamente importante para o bom funcionamento interno”Weligton Moraes, secretário de Comunicação

“O manual vigente tem mais de 20 anos. Nele, há muitas características de documentos físicos. Mas, desde 2015, nós vivemos em outra realidade, desde que o SEI foi instituído. Estamos em uma realidade eletrônica. Então, surgiu a necessidade de facilitar a navegação do usuário, promover a transparência e a linguagem pública de comunicação com o cidadão”, detalha a coordenadora de Gestão Documental, Informação e Conhecimento, Eliane Silva de Oliveira.

O novo documento visa orientar sobre a produção de documentos eletrônicos e munir os servidores de um instrumento capaz de guiar a comunicação objetiva, clara e impessoal. A expectativa é evitar erros de conteúdo e de formatação com os novos modelos a serem implementados.

“Esse manual acompanha a evolução da comunicação oficial do governo, especialmente no que tange à parte de tecnologia, agora que todos os documentos institucionais são inseridos em um sistema digital. É um trabalho extremamente importante para o bom funcionamento interno. A agilidade do trâmite dos processos depende do profundo conhecimento de todo esse conteúdo que, agora, integra este manual e passa a estar disponível aos servidores”, defende o secretário de Comunicação, Weligton Moraes.

O secretário relembra como foi a criação dos primeiros manuais que norteavam a comunicação oficial do governo à época. “É um orgulho fazer parte desse material e ver como avançamos bem na comunicação governamental. Quando cheguei ao GDF pela primeira vez, em 1984, elaboramos o primeiro manual desse, mas parecia ser tudo mais simples. E era. Hoje, no entanto, é tudo muito mais rápido, esse é nosso principal ganho.”

Mudanças

Com o novo Manual de Comunicação Oficial do DF, a espécie documental carta foi extinta em atendimento às premissas de desburocratização e de uniformização de procedimentos administrativos. Para a comunicação entre o serviço público e particulares, recomenda-se utilizar a espécie documental ofício.

“O manual foi instituído por um decreto do governador e será incluído nos próximos editais de concursos públicos. Vamos também promover cursos de formação na Escola de Governo e outras ações voltadas a ampla divulgação do seu conteúdo”Ney Ferraz, secretário de Planejamento, Orçamento e Administração

A espécie circular também sofreu uma modificação: ao invés de ser utilizada indistintamente, a carta está, agora, vinculada aos documentos memorando, para destinatários internos, e ofício, para destinos externos ao órgão ou à entidade.

No rol de documentos, foi incluída a memória de reunião com o objetivo de simplificar os registros das reuniões de trabalho. A nota técnica também foi incluída como instrumento auxiliar na tomada de decisão, tendo em vista o seu caráter técnico.

Confira o documento na íntegra.

SEI

A produção e a recepção de documentos atreladas à comunicação administrativa e ao funcionamento do GDF, em geral, modernizaram-se a partir de 2015, após a implementação do SEI.

O sistema conta com aproximadamente 140 mil usuários, desde servidores públicos do DF a usuários externos. São cerca de nove mil acessos por dia que garantem maior eficiência, clareza, exatidão, comunicabilidade e transparência entre o GDF e a população.

Concursos públicos

Segundo o secretário Ney Ferraz, a publicação será parte do conteúdo programático para futuros servidores. “O manual foi instituído por um decreto do governador e será incluído nos próximos editais de concursos públicos. Vamos também promover cursos de formação na Escola de Governo e outras ações voltadas a ampla divulgação do seu conteúdo”, acrescenta.